સમયનું આયોજન June 17, 2016 – ચિરાગ પટેલ

Original article published at http://webgurjari.in/2016/06/17/time-management/

આપણે શાળાએ જઈએ ત્યાર થી લઈને મૃત્યુ પર્યંત એક યા બીજી સમય સારણી (time table) આપણી સાથે જોડાઈ ગયેલી હોય છે. આજે આપણે કોઈ પણ પ્રોજેક્ટને પાર પાડવા કેવી રીતે સમયનું આયોજન કરવામાં આવે છે એની મારા સ્વાનુભવ મુજબ છણાવટ કરીશું.

1. પ્રોજેક્ટનો પ્રકાર: દરેક પ્રોજેક્ટનું ચોક્કસ ધ્યેય હોય છે. જેમ કે, કોઈ નવી પ્રોડક્ટ બહાર પાડવી કે પછી, હાલની પ્રોડક્ટમાં નવા સુધારા દાખલ કરવા કે પછી, હાલની પ્રોડક્ટમાં જે જાણીતી ખામીઓ છે એને સુધારી લેવી. દરેક ધ્યેય પ્રમાણે પ્રોજેક્ટ પૂરો કરવાનો સમય જુદો હોય છે.

2. ઉપલબ્ધ કામદાર: જે તે પ્રોજેક્ટ પર કામ કરવા કેટલા કામદારો ઉપલબ્ધ છે એ એક બહુ મોટું કારણ છે. પ્રોજેક્ટ પાર પાડવા જેટલા લોકોની જરૂર હોય એનાથી વધુ લોકો લેવાથી પ્રોજેક્ટ વહેલો પૂરો થશે એવું પણ નથી હોતું. વળી, દરેક કામદારની કામ કરવાની પધ્ધતિ અને એનો અનુભવ પણ સમય પત્રક ઘડવામાં મોટો ભાગ ભજવે છે. સમય પત્રક નક્કી કરનાર મેનેજરનો જે-તે કામદાર સાથેનો અનુભવ એ માટે જરૂરી છે. એવું કહેવાય છે કે, 80/20ના નિયમ મુજબ, દરેક કંપનીમાં 20% લોકો 80% કામ કરતા હોય છે! આ વાત અતિશયોક્તિ ભરેલી છે પણ સદંતર ખોટી પણ નથી!

3. કામની પ્રાથમિકતા: ઘણી વાર એક કામદાર ઉપર એકથી વધુ પ્રોજેક્ટની જવાબદારી હોય છે. એમાં જે પ્રોજેક્ટની પ્રાથમિકતા વધુ હોય એના પર સ્વાભાવિકપણે વધુ સમય આપવો જરૂરી હોય છે. વળી, ગ્રાહકના ઉપલબ્ધ પ્રોડક્ટની ખામી સુધારવાની હોય અને એના વગર ગ્રાહકના કામ અટકી પડતાં હોય ત્યારે તો એ ખામી સુધારવા પર 100% સમય/ધ્યાન આપવા જરૂરી બની જાય છે. આ કામની અસર બીજા પ્રોજેક્ટ પર પડે એ પણ એને લીધે બનવાનું છે.

4. સાધન: પ્રોજેક્ટ પાર પાડવા પૈસા, ટૂલ, કમ્પ્યુટર, કાચો માલ વગેરે ક્યારે અને કેવી રીતે ઉપલબ્ધ થાય એના ઉપર પણ મોટો આધાર રહેતો હોય છે. સમય પત્રક નક્કી કરનાર મેનેજરે ઘણાં બધાં વિભાગોમાંથી એ માટે જરૂરી તાલમેલ ગોઠવવો પડતો હોય છે.

5. ગુણવત્તા ચકાસણી: પ્રોડક્ટ બની ગઈ એટલે સીધી માર્કેટમાં મૂકી ના દેવાય. જે તે પ્રોડક્ટ પ્રમાણે એના અનેક પાસાં કે ફીચરની ઝીણવટભરી ચકાસણી થવી જરૂરી છે. ઘણીવાર અમુક સરકારી સંસ્થાના સર્ટીફીકેટની કે લાયસન્સની પણ જરૂર પડતી હોય છે. ઘણીવાર તો પ્રોડક્ટ તૈયાર થતા જેટલો સમય લાગે એટલો કે એથી વધુ સમય ગુણવત્તા ચકાસણીમાં લાગતો હોય છે.

6. અણધારેલી મુશ્કેલી: ઉપરના દરેક ઘટક પ્રમાણે સમય પત્રક બનાવ્યા પછી પણ અણધારેલી તકલીફોને લીધે એક યા બીજા કારણોસર પ્રોજેક્ટ પૂરો થતો નથી. આયોજન મુજબ કામ ચાલે તો પણ દરેક તબક્કે એના પછીના તબક્કા વિષે વધુ સ્પષ્ટ જાણકારી મળતી હોય છે. એટલે શરૂઆતથી જ સમયના આયોજનમાં 25-30% વધારાનો સમય આવી અણધારેલી મુસીબતોનો સામનો કરવા માટે રાખવામાં આવે છે.

ઉપરોક્ત ચર્ચેલા કે એના સિવાયના મુદ્દા પણ પ્રોજેક્ટ કે પ્રોડક્ટને નિર્ધારિત રીતે પૂરાં કરવામાં ધ્યાનમાં લેવામાં આવે છે. આપણે અહી ચર્ચેલા મુદ્દા રોજીંદા વ્યવહારમાં લાગુ પડવાની મજા આવશે. સિનેમાઘરમાં મુવી જોવાથી માંડી અરુણાચલના પ્રવાસ સુધીની આપણા જીવનની ઘટનામાં સમયના આયોજનની જરૂર હોય છે.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *